ビジネスコミュニケーションのスキル向上(シナリオ策定)

営業 事業企画

ビジネスを動かしていくためには、人と協調したり、調整したり、折衝する必要があります。

ビジネスパーソンとして活躍するためには、コミュニケーションが大事です。

では、ビジネスコミュニケーションをスキルを向上させるためにはどのようなことに取り組んだらよいのでしょうか。

この記事は、仕事を円滑に進めるためのビジネスコミュニケーションのスキル向上について、基本的なことから書いていきます。

ビジネスコミュニケーションの事前準備

物事はすべてそうですが、事前の準備と段取りによって結果は大きく左右されます。しっかり事前準備することが、成功させるための秘訣なのです。ここではまず、ビジネスコミュニケーションの段取りについて述べます

相手のことを調べる。自らを知る。

「彼を知り己を知れば百戦殆うからず」という格言があります。彼とは、敵のことであり、己は味方のことをさします。

戦争にあたって、敵と味方のことを知ることの重要性を説いた格言です。

情報が重要だということは、昔から伝わる普遍的な事実です。

情報を調べるポイント

ビジネスの様々なシーンで相手先の情報を調べます。例えば採用面接、販売先への営業訪問、仕入れ先などの企業情報を事前に調べることによって、円滑なコミュニケーションが取れるようになります。

企業情報を調べないと相手にも伝わります。その場合、自分や自分の会社の評価を下げてしまいます。最低限のビジネスマナーといえます。

業界情報

業界全体の動向は、将来の成長性や自分の専門分野にも大きくかかわってきます。今は伸びていても将来にわたってはわからないものです。

例えば、昔は繊維鉄鋼がよかった時代があります。その後家電、商社、生命保険、銀行の業界が伸びました。いまはITと自動車が良いといった具合に時代ごとのトレンドがあります。

会社概要

経営者や経営理念、創業以来の歴史、社員数、営業所、工場などの拠点などを調べます。上場企業であれば、有価証券報告書などのIR(投資家向けの広報活動)をチェックします。

上場企業は、一般投資家向けに社内外の関係情報の提供が必要とされています。したがって、虚偽がないように詳細の情報の開示がされています。

非上場企業の場合は、ホームページなどによるインターネットを調べることになります。

インターネット以外での情報の収集の仕方としては、帝国データバンクなど調査会社から企業情報を入手する方法(有料ですが)があります。会社年鑑などを書籍で調べることもできます。

相手の人となり

何をするかよりも、誰とするかという言葉があります。ビジネスの成果は付き合う相手によって大きく左右されます。特に深く長く付き合う相手は選んでいく必要があります。

面接するとき、商談するとき、初対面の場合は、相手をしっかりと観察することが大事です。身だしなみ、立ち居振る舞い、発言内容に注意を払います。

逆を言えば、あなた自身もそのように観察されていることを忘れてはいけません。お金をかければよいというものではありませんが、清潔感は大事にしたいものです。

自らを知る

面接においても、商談においても自己を知ることは重要です。自分の、または自社の強みは何か?克服すべき課題はなにか、を意識することによって、相手に伝えるべきポイントが明確になります。

自己分析のやり方のひとつとして、会社であれば、会社の歴史、自分のことであれば、自分が歩んできた道のりを思い返しましょう。過去があってこそ、今現在の自分の存在があります。

自己分析はともすれば痛みを伴います。人は精神衛生上、自己評価を高くしてしまいがちです。

他人の意見は鏡といいます。自分に対して厳しい意見ほど素直に聞いてみることでしょう。

ビジネスコミュニケーションの場面

ここでは、実際の場面での心構えについて書いていきます。重要なことが2つあります。シナリオと傾聴のスキルです。

シナリオ策定(事前に話を想定する)

ビジネスコミュニケーションの生産性を上げるためには、事前にストーリーを組み立てておくことです。話す項目と内容について、あらかじめ準備しておくとスムーズです。

もちろん相手のあることですので、予想外の展開はありますので、ストーリーに固執しないようにします。ただ、面談の目的は意識したうえで、結果は出すようにします。

傾聴のスキル

話すのが上手な人よりも、聴くのが上手な人が好かれると言葉があります。人は話を聞いてもらえると、自分に興味を持ってもらえると思い嬉しいものです。

悩みがあっても、聴いてもらえるだけでかなりの部分が解消されます。悩みの解決策の多くは、自分の中にあります。人に話すことによって、自分の中にある解決策が引き出されるのです。商談であれば、相手の悩みを聞き出すことができれば、信頼を得られることでしょう。

話を聞くにも3つ種類があります。

①訊く(たずねる、問う、責める)

②聞く(音声を耳で感じ取る)

③聴く(相手が伝えたいことをありのままに理解する)

特に3番目の聴くが、コミュニケーションスキルの中で重要です。

聴くとは、共感的な態度で聴くことです

共感的な態度とは、相手の主観的な見方、感じ方、考え方を、その人と同じようにありのまま理解しようとする態度です。

共感的でないとは、批判的な態度、早合点な態度、評価的な態度(自分の価値基準で即座に判断)、調査的な態度、指示的な態度、迎合的な態度、同情的な態度のことです。

特に同情的な態度と共感的な態度は混同されがちです。共感的とは迎合することでなく、素直な心で聴くことです。

ビジネスコミュニケーションの場では、相手に話をさせ、情報を聞き出すことが、交渉における武器となります。

まとめ

事前に話を組み立てれば、相手のペースに巻き込まれず、ビジネスコミュニケーションの目的を果たすことができます。

そのうえで、傾聴のスキルを発揮すると、相手のことを理解したうえで、円滑な関係を生み出すことができます。

事前の組み立てと傾聴のスキルのバランスが、ビジネスコミュニケーション力向上の秘訣です。

プロフィール
顧客志向研究所
顧客志向経営研究所

経営コンサルタントの国家資格である中小企業診断士です。
上場企業経営者から、中小企業、個人事業主に至るまで、数百の経営者の相談業務、ファシリテーション、社員教育の実績があります。
中立的な立場で、課題解決に役に立つ情報提供を行うことを理念としてます。

そのほかの主な経歴
・外資系生命保険株式会社に在籍し、顧客課題のヒアリングから法人契約営業近畿地区2位(キングオブキングス賞)

・MDRT(全世界74か国生命保険営業上位1%の成績基準達成)

・上場直前ベンチャー企業にて採用人事企画の経験

・上場コンサルティング会社での営業経験

・経営改善計画の策定経験(信用保証協会 バンクミーティング)

営業人材育成・人事分野から事業計画策定を得意としています。

顧客志向経営研究所をフォローする
営業 事業企画
顧客志向経営研究所をフォローする
トップ営業による課題解決(中小企業診断士の観点から)

コメント

タイトルとURLをコピーしました